Nel panorama del Terzo Settore, la corretta tenuta della contabilità rappresenta un elemento essenziale per garantire trasparenza, tracciabilità e coerenza con la natura non lucrativa degli enti. Il Codice del Terzo Settore dedica a questo tema un intero articolo, il numero 87, contenuto nel Capo III, significativamente intitolato “Delle scritture contabili”. Questa disposizione, pur essendo composta da pochi commi, racchiude i principi fondamentali che guidano la gestione economico-amministrativa degli Enti del Terzo Settore (ETS) e stabilisce le regole in base alle quali gli enti devono redigere e conservare le proprie scritture contabili.
L’articolo 87 si applica agli enti del Terzo Settore non commerciali, come definiti dall’articolo 79, comma 5, del Codice, e alle associazioni di promozione sociale (APS) e organizzazioni di volontariato (ODV) che non adottano il regime forfettario di cui all’articolo 86. Ne sono esclusi, invece, gli enti a carattere commerciale e quelli che, pur non essendo commerciali, abbiano optato per il regime forfettario, riservato a chi non supera la soglia di 85.000 euro di ricavi annui.
Per gli enti non commerciali che non rientrano in queste esclusioni, la legge impone di tenere scritture contabili cronologiche e sistematiche capaci di rappresentare in modo completo e veritiero tutte le operazioni economiche e finanziarie. Queste scritture devono essere conservate per almeno dieci anni, come previsto dall’articolo 22 del D.P.R. 600/1973, e devono consentire di verificare la situazione patrimoniale e finanziaria dell’ente, nonché i risultati della gestione. Tale obbligo garantisce la trasparenza amministrativa e fiscale e permette agli enti di conservare i benefici connessi alla qualifica di ETS.
Il Codice prevede, però, una semplificazione contabile per gli enti di minori dimensioni. Gli ETS che, nell’esercizio delle attività di cui agli articoli 5 e 6 del Codice, non superano i 300.000 euro di entrate complessive possono redigere, per l’anno successivo, un rendiconto per cassa in luogo del bilancio ordinario. Si tratta di uno strumento pensato per gli enti piccoli e privi di personalità giuridica, che consente una rendicontazione basata sul principio della cassa “pura”, registrando cioè solo le entrate e le uscite effettive senza ricorrere a rilevazioni per competenza.
Il rendiconto per cassa, definito anche Modello D nei modelli ministeriali allegati al Codice, ha lo scopo di semplificare la contabilità mantenendo comunque un adeguato livello di chiarezza e comparabilità. È strutturato in sezioni contrapposte e presenta le entrate e le uscite secondo le cinque aree gestionali individuate dal legislatore: le attività di interesse generale (art. 5), le attività diverse (art. 6), le raccolte fondi (art. 7), le attività finanziarie e patrimoniali e infine le attività di supporto generale. Le entrate sono classificate in base alla loro provenienza, mentre le uscite sono classificate per natura. In questo modo è possibile comprendere, per ciascuna area gestionale, da dove derivano le risorse e come vengono impiegate.
Il principio di cassa adottato nel Modello D impone che le entrate siano registrate nel momento dell’incasso effettivo e le uscite nel momento del pagamento. Sono pertanto escluse le scritture di ratei, risconti, ammortamenti e altre voci tipiche del bilancio per competenza. Il documento indica inoltre la liquidità iniziale, corrispondente alla liquidità finale dell’esercizio precedente, e la liquidità finale dell’anno, consentendo di monitorare in modo immediato la variazione delle disponibilità finanziarie dell’ente.
Sebbene gli enti che redigono il rendiconto per cassa non siano obbligati a predisporre la relazione di missione, devono comunque allegare alcune informazioni integrative. In particolare, l’organo di amministrazione deve riportare in calce al documento una nota sulle attività diverse, dichiarando che esse conservano carattere secondario e strumentale rispetto a quelle di interesse generale. La normativa stabilisce che la secondarietà delle attività diverse è rispettata se i relativi ricavi non superano il 30% delle entrate complessive o il 66% dei costi complessivi sostenuti dall’ente. Inoltre, qualora l’ETS realizzi raccolte pubbliche di fondi, deve redigere un rendiconto specifico per ciascuna di esse, illustrando l’ammontare dei proventi e la destinazione delle somme raccolte.
Un altro aspetto di rilievo riguarda la contabilità separata delle attività diverse. Anche gli enti non commerciali che redigono il rendiconto per cassa devono, qualora svolgano attività di natura commerciale o attività diverse ai sensi dell’articolo 6, tenere una contabilità separata rispetto a quella delle attività istituzionali. Questa separazione è indispensabile per garantire la chiarezza gestionale, la corretta imputazione delle risorse e la possibilità di dimostrare che le attività commerciali non sono prevalenti rispetto a quelle di interesse generale. In caso contrario, l’ente rischia di essere riqualificato come ente commerciale e perdere i benefici fiscali previsti dal Codice.
Un piccolo ETS non commerciale che non adotta regimi fiscali agevolati deve quindi tenere una contabilità sicuramente più semplice ma comunque rigorosa. Dovrà predisporre registri che permettano di ricostruire con ordine cronologico le operazioni di incasso e pagamento, redigere annualmente il rendiconto per cassa secondo il modello ministeriale e assicurare la separazione contabile delle eventuali attività diverse. Se le sue dimensioni o la sua struttura patrimoniale lo richiedono, potrà invece scegliere di adottare il bilancio per competenza, in modo da fornire una rappresentazione più analitica della propria gestione economica.