Tra i diversi obblighi che deve fronteggiare un Ente del Terzo Settore, c’è anche la corretta tenuta dei cosiddetti “Libri Sociali”. Questi documenti ufficiali non sono semplici adempimenti burocratici, ma veri e propri registri che raccontano la vita interna dell’organizzazione: chi ne fa parte, quali decisioni vengono prese e come l’ente svolge le sue attività quotidiane. Essi sono espressamente previsti sia dal Codice Civile sia, in modo specifico, dal Codice del Terzo Settore, a riprova della loro ineludibile importanza legale e amministrativa.
L’utilità dei Libri Sociali è molteplice: servono innanzitutto a garantire la trasparenza amministrativa, permettendo a soci, enti di controllo e, più in generale, a chiunque ne abbia interesse, di verificare il corretto operato dell’ente e la tracciabilità delle sue decisioni. Assicurano poi la correttezza formale, documentando che tutte le procedure, come le ammissioni di nuovi associati o le delibere, siano state seguite in modo appropriato e secondo le disposizioni statutarie. Infine, ma non meno importante, forniscono una prova legale essenziale in caso di controlli fiscali o contenziosi, dimostrando l’attività e la legittimità delle azioni dell’ente.
Il Codice del Terzo Settore, all’articolo 15, elenca chiaramente quali registri gli ETS sono tenuti a conservare. Oltre alle scritture contabili e al bilancio di esercizio, gli enti devono tenere:
- Il libro degli associati o aderenti: questo registro deve contenere l’elenco costantemente aggiornato di tutti i soci o aderenti dell’associazione, annotando ogni modifica, come nuove ammissioni, dimissioni o esclusioni.
- Il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee: qui vengono trascritte tutte le decisioni approvate dall’assemblea dei soci. Ogni verbale deve riportare la data della riunione, i nomi dei presenti, gli argomenti discussi e l’esito delle votazioni, inclusi i verbali redatti per atto pubblico.
- Il libro delle adunanze e delle deliberazioni dell’organo di amministrazione: questo libro documenta le delibere e le decisioni prese dal consiglio direttivo o dall’organo che amministra l’ente. Anche qui è fondamentale registrare data, partecipanti, argomenti e deliberazioni.
- Il libro delle adunanze e delle deliberazioni dell’organo di controllo (se nominato): se l’ente ha un organo di controllo (obbligatorio in alcune circostanze, come per le fondazioni o per associazioni che superano specifiche soglie di ricavi o dipendenti), anche le sue riunioni e decisioni devono essere registrate.
- Il libro delle adunanze e delle deliberazioni di eventuali altri organi sociali: se lo statuto dell’associazione prevede altri organi (come un comitato scientifico), anche le loro attività deliberative possono essere annotate in appositi registri.
La cura e l’aggiornamento puntuale di questi documenti sono essenziali per la tutela legale e fiscale dell’associazione, invece per quanto riguarda la responsabilità della loro tenuta è così ripartita: il libro degli associati o aderenti e il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee sono a carico dell’organo di amministrazione, mentre i libri delle adunanze e delle deliberazioni degli altri organi sociali sono tenuti dall’organo cui si riferiscono. Un aspetto importante da considerare è che gli associati o aderenti hanno il diritto di esaminare i libri sociali, secondo le modalità previste dall’atto costitutivo o dallo statuto, un principio che rafforza la trasparenza interna.
Infine è giusto menzionare anche Il registro dei volontari, gli enti del Terzo Settore che si avvalgono di volontari per lo svolgimento delle proprie attività sono tenuti a iscrivere obbligatoriamente in questo apposito registro i volontari che svolgono la loro attività in modo continuativo, e possono scegliere se riportare anche coloro che svolgono l’attività volontaristica occasionalmente. Inoltre questo registro è soggetto a vidimazione, essa deve essere effettuata almeno una volta, fino all’esaurimento delle pagine, da un notaio o da un pubblico ufficiale abilitato, come il segretario comunale del Comune in cui ha sede l’organizzazione. È necessario che la richiesta venga presentata dal legale rappresentante o da un suo delegato con delega scritta, allegando un documento d’identità, la richiesta e il registro. Se il registro è elettronico, deve essere firmato digitalmente e marcato temporalmente per garantirne l’inalterabilità e la conformità alla normativa.