Negli Enti del Terzo settore ci sono spese che non appartengono a un solo progetto, ma che tengono in piedi l’intera organizzazione. Sono i costi promiscui: l’affitto della sede, le utenze, il personale amministrativo, le assicurazioni generali. Tutto ciò che permette all’ente di funzionare, indipendentemente dal fatto che si tratti di attività di interesse generale, attività diverse o raccolte fondi. La loro corretta gestione non è un tecnicismo: è un passaggio decisivo per valutare la natura commerciale o non commerciale delle attività e, in definitiva, per mantenere l’ente in equilibrio tra sostenibilità e rispetto delle regole del Codice del Terzo settore.
Quando una spesa non può essere attribuita direttamente a un’unica attività, l’ente deve ripartirla in modo proporzionale. Il criterio più utilizzato è quello del peso dei ricavi: più un’attività genera entrate, maggiore sarà la quota di costi generali che le viene imputata. È un metodo semplice e trasparente, che riflette il reale utilizzo delle risorse interne.
Immaginiamo un’associazione che offre corsi di pittura e gestisce un piccolo bar interno. La sede è la stessa per entrambe le attività e l’affitto annuo è di 12.000 euro. I ricavi dell’anno sono 80.000 euro dai corsi e 20.000 euro dal bar, per un totale di 100.000 euro. La ripartizione segue automaticamente la stessa proporzione: l’attività principale pesa per l’80% dei ricavi, il bar per il 20%. L’affitto verrà quindi suddiviso in 9.600 euro per i corsi e 2.400 euro per il bar. Questo consente all’ente di capire quali costi considerare nel test di commercialità e di presentare un bilancio più leggibile e coerente.
Perché questa operazione sia valida, l’ente deve spiegare il criterio adottato nella relazione di missione o nel rendiconto per cassa e mantenerlo nel tempo, salvo motivazioni solide per cambiarlo. È una forma di disciplina interna che tutela l’ente e rende più chiara la sua gestione.
Accanto agli aspetti contabili, i costi promiscui pongono anche un tema rilevante sul piano dell’IVA. Quando un bene o un servizio è utilizzato sia per attività che danno diritto alla detrazione sia per attività esenti o non soggette, l’imposta assolta sugli acquisti diventa detraibile solo in parte. È il principio dell’indetraibilità pro‑quota: la quota di IVA riferibile alle operazioni non soggette rimane a carico dell’ente. In questi casi opera il meccanismo del pro‑rata previsto dall’art. 19‑bis, che determina la percentuale di detrazione in base al rapporto tra le operazioni che generano diritto alla detrazione e il totale delle operazioni attive dell’anno. Inoltre, se un bene inizialmente destinato a un uso esclusivo viene successivamente impiegato anche per attività esenti o non soggette (o viceversa), l’ente è tenuto a rettificare la detrazione operata in origine. Anche questo aspetto richiede attenzione, perché incide direttamente sul costo effettivo delle attività e sulla corretta rappresentazione dei dati di bilancio.
Un ulteriore elemento da non trascurare riguarda la tracciabilità del processo decisionale. La ripartizione dei costi promiscui non è solo un calcolo: è una scelta gestionale che deve essere supportata da coerenza, documentazione e buon senso organizzativo. Annotare le motivazioni, conservare i prospetti di calcolo e garantire continuità nel tempo permette all’ente di dimostrare la propria affidabilità in caso di controlli e, soprattutto, di costruire una cultura interna orientata alla trasparenza. Una gestione accorta dei costi promiscui diventa così non solo un obbligo normativo, ma un vero strumento di governance.