Il Codice del Terzo Settore, all’articolo 17, stabilisce che ogni Ente del Terzo Settore debba dotarsi di un registro dei volontari. La figura del volontario è definita come colui che mette a disposizione, in modo personale, spontaneo e gratuito, il proprio tempo e le proprie competenze per finalità di solidarietà. La normativa distingue tra volontari occasionali e volontari continuativi: i primi svolgono attività saltuarie e non programmate, mentre i secondi partecipano in modo stabile e regolare alla vita dell’organizzazione. L’obbligo di iscrizione nel registro riguarda esclusivamente i volontari continuativi, ma molte organizzazioni scelgono comunque di raccogliere i dati anche dei volontari occasionali, sia per ragioni organizzative sia per esigenze assicurative o di rendicontazione dei costi figurativi.
Poiché gli articoli 17 e 18 del CTS non specificano quali informazioni debba contenere il registro, il Decreto Ministeriale del 6 ottobre 2021 interviene a chiarire gli aspetti operativi. Il decreto stabilisce innanzitutto che il registro deve essere vidimato prima dell’utilizzo: l’ente deve predisporre un registro cartaceo vuoto e presentarlo alla vidimazione presso il Comune o un notaio, affinché il pubblico ufficiale certifichi il numero complessivo dei fogli. Questa procedura garantisce la non modificabilità delle scritture e la loro data certa, e riguarda esclusivamente i registri tenuti in forma cartacea.
La normativa consente tuttavia anche la tenuta del registro in formato elettronico o telematico. In questo caso, l’ente deve adottare strumenti che assicurino integrità, autenticità, immodificabilità e certezza della data delle registrazioni. Ciò richiede l’utilizzo di sistemi come la firma digitale o la firma elettronica qualificata, la marca temporale e la conservazione digitale a norma, che svolgono la stessa funzione giuridica della vidimazione cartacea. Anche le piattaforme informatiche messe a disposizione dalle reti associative possono essere utilizzate, purché rispettino tali requisiti. La rete può accedere ai dati per finalità statistiche o di supporto, ma non può inserirli o modificarli: questa responsabilità resta sempre in capo all’ente. In caso di uscita dalla rete, l’organizzazione deve conservare una copia digitale delle registrazioni relative al periodo di appartenenza.
Il registro deve contenere, per ogni volontario continuativo, il codice fiscale oppure le generalità complete, la residenza o il domicilio, la data di inizio dell’attività e quella di cessazione, che corrispondono rispettivamente all’iscrizione e alla cancellazione dal registro. Gli enti devono inoltre comunicare tempestivamente all’assicurazione i dati dei volontari iscritti, secondo le modalità concordate con la compagnia. Se l’organizzazione decide di tenere una sezione dedicata ai volontari occasionali, deve raccogliere e conservare gli stessi dati previsti per i continuativi, così da poterli mettere a disposizione dell’assicurazione quando richiesto.
Di seguito un esempio di struttura tabellare del registro, utile sia in formato cartaceo sia elettronico. È sempre consigliabile prevedere anche uno spazio per la firma del volontario, sia accanto alla data di inizio sia accanto alla data di cessazione, così da rafforzare la tracciabilità e la certezza delle informazioni.
| N. | Nome e Cognome | Codice Fiscale / Dati Anagrafici | Residenza / Domicilio | Data Inizio Attività | Firma Volontario (Inizio) | Data Fine Attività | Firma Volontario (Fine) |
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