La disciplina dei libri sociali negli Enti del Terzo Settore si colloca al crocevia tra esigenze di trasparenza organizzativa, garanzia del metodo democratico e verificabilità dell’azione amministrativa. Nel sistema delineato dal Codice del Terzo Settore (D.Lgs. 117/2017), quest’ultimi assumono una funzione centrale nella strutturazione della vita associativa, contribuendo a rendere intellegibili e controllabili i processi decisionali interni. La documentazione, infatti, non solo consente di assicurare la corretta formazione della volontà degli organi, ma rappresenta anche il principale presidio documentale ai fini dei controlli da parte delle autorità competenti e del mantenimento dell’iscrizione nel Registro Unico Nazionale del Terzo Settore.
All’interno di questo sistema, i libri sociali assolvono a una funzione che è al tempo stesso organizzativa e probatoria. Da un lato, permettono all’ente di operare in modo ordinato e coerente con le regole statutarie e normative; dall’altro, rappresentano il principale elemento documentale attraverso cui dimostrare, in sede di controllo, il rispetto del principio di democraticità e la corretta gestione delle attività. La mancanza o l’irregolare tenuta di tali registri non si traduce, quindi, in una semplice carenza formale, ma può incidere sulla capacità dell’ente di dimostrare la propria identità giuridica e operativa, oltre che a comportare sanzioni
I principali libri sociali previsti dalla normativa sono:
- il registro degli associati,
- il libro dei verbali delle assemblee,
- il libro dei verbali dell’organo di amministrazione
- ove presenti volontari non occasionali, il registro dei volontari.
Il registro degli associati assume un ruolo particolarmente delicato, in quanto consente di individuare con precisione la compagine associativa e di verificare la legittimazione alla partecipazione assembleare e all’esercizio del diritto di voto. La tempestività dell’annotazione di ingressi e uscite dei soci è essenziale.
A titolo esemplificativo, un registro degli associati correttamente impostato dovrebbe presentare una struttura come la seguente:
| Nome e Cognome | Data E Luogo Di Nascita | Residenza | Codice Fiscale | Data Ammissione | Firma Ammissione | Data Cessione Rapporto | Firma Cessione |
Accanto ad esso, il libro dei verbali delle assemblee documenta la volontà dell’organo sovrano dell’ente e rappresenta uno degli strumenti principali per attestare il rispetto del metodo democratico. In tale registro trovano spazio le deliberazioni più rilevanti, quali l’approvazione del bilancio, le modifiche statutarie e la nomina degli organi sociali. Parallelamente, il libro dei verbali dell’organo di amministrazione consente di tracciare le decisioni gestionali e di ricostruire il processo attraverso cui l’ente attua le proprie finalità, individuando anche le responsabilità in capo agli amministratori.
Un verbale assembleare, per essere idoneo a svolgere la propria funzione, dovrebbe contenere almeno gli elementi essenziali riportati nella seguente struttura:
| Elemento | Contenuto |
| Data e luogo | Indicazione precisa della riunione |
| Partecipanti | Elenco presenti e deleghe |
| Ordine del giorno | Punti trattati |
| Discussione | Sintesi degli interventi |
| Deliberazioni | Testo delle decisioni |
| Esito votazione | Numero voti favorevoli, contrari, astenuti |
| Firme | Firma del presidente e del segretario verbalizzante |
Nel caso degli enti che si avvalgono di volontari, il registro dei volontari assume una funzione ulteriore, in quanto è strettamente collegato agli obblighi assicurativi previsti dalla normativa. La sua corretta tenuta consente di distinguere i volontari non occasionali e di dimostrare l’adempimento degli obblighi di legge in materia di copertura assicurativa, oltre che a facilitare il computo dei costi figurativi.
In merito a maggiori specifiche sul registro volontari, vi rimandiamo ad un nostro precedente articolo dove viene analizzata attentamente la normativa e la prassi relative alla tenuta di questo registro: Il Registro dei Volontari negli Enti del Terzo Settore
Sotto il profilo operativo, la normativa non impone modalità particolarmente rigide di tenuta, ma richiede che i libri sociali siano gestiti in modo da garantirne l’integrità, la completezza e la non alterabilità. In questo contesto, è ammessa anche la tenuta in formato digitale, purché siano assicurati requisiti idonei a garantire la certezza della data e l’immodificabilità del contenuto. Resta in ogni caso ferma la responsabilità dell’organo di amministrazione, che deve vigilare sulla corretta gestione e conservazione della documentazione sociale.