Dopo aver chiarito chi può svolgere i controlli sugli Enti del Terzo Settore e in quali circostanze possono essere attivati, entriamo ora nel merito della procedura concreta con cui tali verifiche si svolgono e dei possibili esiti. Il riferimento normativo è il Decreto n. 214 del 15 settembre 2025, emanato dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali.
Il quadro che emerge è quello di un sistema strutturato, fondato su regole chiare, che punta a garantire trasparenza, regolarità gestionale e corretto utilizzo delle agevolazioni riconosciute agli ETS iscritti al Registro Unico Nazionale del Terzo Settore.
I controlli possono essere di due tipi: ordinari, se rientrano in una programmazione o avvengono a campione, oppure straordinari, se vengono attivati a fronte di segnalazioni, irregolarità emerse o situazioni particolari. Entrambe le tipologie possono essere disposte dagli Uffici del RUNTS o dai soggetti autorizzati (Reti Associative Nazionali e Centri di Servizio per il Volontariato), che si avvalgono di incaricati per lo svolgimento operativo delle verifiche.
L’avvio del controllo ordinario avviene formalmente con l’invio, da parte dell’incaricato, di una comunicazione via PEC all’ente. Segue una fase di accertamento documentale, in cui si analizzano i documenti già presenti nel RUNTS, integrati eventualmente da ulteriori atti o chiarimenti richiesti all’ente stesso o ad altre amministrazioni. Tutta la corrispondenza avviene esclusivamente tramite PEC.
Se necessario, si può procedere con visite in loco presso la sede legale o operativa dell’ente. In questo caso, l’organizzazione è tenuta a esibire tutta la documentazione richiesta: libri sociali, bilanci, registri, nonché a fornire chiarimenti e dati aggiuntivi. Il legale rappresentante, o un suo delegato, deve presenziare al controllo e può farsi assistere da altri membri dell’organo di amministrazione o da professionisti. L’incaricato ha la facoltà di acquisire copie di documenti, sigillarli per evitarne l’alterazione e sentire in audizione soci, dipendenti o terzi, riportando tutto nel verbale.
Il controllo straordinario, invece, può essere attivato in qualsiasi momento dall’Ufficio RUNTS competente, soprattutto se emergono situazioni gravi, segnalazioni fondate o elementi critici nei controlli ordinari. In questo caso, l’incaricato può trattenere la documentazione sociale per tutta la durata del controllo, verbalizzandone l’acquisizione. Può inoltre convocare soggetti interni o terzi, ascoltarli informalmente e raccoglierne dichiarazioni. Il controllo straordinario deve concludersi entro 30 giorni, senza possibilità di proroga.
Per quanto riguarda i tempi del controllo ordinario, la procedura deve chiudersi entro 90 giorni dalla PEC di avvio. Tuttavia, il termine si sospende in due casi:
- Se l’ente riceve una richiesta di integrazione documentale o chiarimenti, il termine riprende a decorrere 20 giorni dopo la ricezione della richiesta;
- Se viene trasmesso un invito alla regolarizzazione, nei casi di irregolarità sanabili, il conteggio si sospende fino alla verifica dell’adempimento.
Alla fine del controllo, l’esito viene riportato in un verbale ufficiale, redatto su modello ministeriale. Esistono tre scenari principali:
- Esito positivo (senza rilievi): Se l’ente risulta in regola, viene redatto un verbale di controllo senza rilievi, trasmesso via PEC e caricato nel sistema RUNTS. L’incaricato rilascia anche un’attestazione di avvenuto controllo, visibile nel portale.
- Irregolarità sanabili: In presenza di irregolarità formali o mancanze non gravi, l’ente riceve un invito a regolarizzarsi, con indicazioni precise e un termine compreso tra 30 e 90 giorni. Entro 30 giorni dalla scadenza del termine, l’incaricato verifica se la regolarizzazione è avvenuta. Se tutto è stato sistemato, si procede come nel caso dell’esito positivo.
- Irregolarità non sanabili o mancata regolarizzazione: Se l’ente non adempie nei termini o le irregolarità risultano gravi e non correggibili:
- Il verbale viene trasmesso via PEC, con concessione di 15 giorni per osservazioni o controdeduzioni da parte dell’ente;
- Dopo averle valutate, l’incaricato formula una proposta motivata di provvedimento, che non è vincolante ma viene trasmessa all’Ufficio RUNTS competente;
- Se l’ente risulta irreperibile, viene proposta direttamente la cancellazione dal RUNTS.
L’Ufficio RUNTS, ricevuta la proposta, può:
- Disporre un ulteriore controllo straordinario o un approfondimento istruttorio;
- Diffidare l’ente, concedendo un termine da 30 a 180 giorni per regolarizzarsi, specificando che il mancato adempimento porterà alla cancellazione;
- Avviare il procedimento di cancellazione dal RUNTS;
- Applicare sanzioni previste dalla normativa;
- Per gli ETS in forma di fondazione, adottare misure civilistiche come la sostituzione degli amministratori, la nomina di un commissario straordinario o lo scioglimento dell’organo amministrativo.
Gli esiti dei controlli sono acquisiti dai competenti Uffici RUNTS anche per la revisione periodica del Registro e possono contribuire a valutazioni sull’affidabilità e operatività dell’ente.
Il Decreto 214/2025 conferma così un modello di verifica orientato a trasparenza, gradualità e dialogo, in cui l’ente ha strumenti per regolarizzarsi ma, al contempo, è chiamato a rispettare rigorosamente gli obblighi statutari, contabili e gestionali. Conoscerne le regole significa prevenire criticità e agire con consapevolezza nel proprio ruolo di soggetto attivo del Terzo Settore.