Tra gli adempimenti che caratterizzano la vita di un ente del Terzo Settore, la gestione delle pratiche sul Registro Unico Nazionale assume un rilievo del tutto particolare, poiché è attraverso il RUNTS che l’ente comunica, aggiorna e certifica la propria posizione. Non sempre, tuttavia, è il legale rappresentante a poter materialmente curare la presentazione delle istanze, e proprio per questa ragione il sistema prevede un articolato meccanismo di delega telematica, che consente di affidare a un terzo l’operatività sul portale senza per questo disperdere la titolarità e la responsabilità dell’ente.
Occorre anzitutto chiarire chi sia abilitato a presentare istanze sul Registro. La legittimazione spetta in primo luogo al legale rappresentante dell’ente, naturale titolare del potere di rappresentanza, ma può estendersi anche al legale rappresentante della rete associativa cui l’ente aderisce, purché operi sulla base di uno specifico mandato. Accanto a queste figure, il sistema riconosce la possibilità di operare a uno o più amministratori dell’ETS (ovvero, in loro mancanza, ai componenti dell’organo di controllo) a condizione che le rispettive generalità risultino già inserite nel RUNTS tra i titolari di cariche sociali. A queste si aggiungono due categorie professionali con un perimetro di intervento circoscritto: i commercialisti iscritti all’Albo, abilitati limitatamente alla pratica di deposito del bilancio, e i notai, la cui operatività è riservata esclusivamente agli enti dotati di personalità giuridica. Al di fuori di questi soggetti istituzionalmente legittimati, l’operatività sul Registro è comunque possibile per i soggetti terzi che siano in possesso di una delega regolarmente conferita dal legale rappresentante dell’ente o da quello della rete associativa cui l’ente aderisce.
È proprio quest’ultimo strumento, la delega, a meritare un approfondimento, perché costituisce il vero snodo operativo del sistema. La delega telematica consente al delegante di incaricare un terzo di operare sul RUNTS in sua vece, e si caratterizza per una notevole flessibilità. Essa è infatti valida fino alla sua revoca, può essere conferita contemporaneamente a uno o più soggetti, attribuendo a ciascuno di essi anche poteri tra loro diversi, e può riguardare indifferentemente tutte le tipologie di istanze presentabili nel Registro oppure soltanto alcune di esse, secondo le esigenze concrete dell’ente.
Sul piano della responsabilità, la guida distingue due diverse configurazioni della delega, che incidono in modo significativo sul ruolo del delegato. Nella delega senza sottoscrizione il delegato si limita a compilare la pratica e a inviare l’istanza, mentre la sottoscrizione della distinta resta in capo al delegante; nella delega con sottoscrizione, invece, il delegato compila la pratica, ne sottoscrive la distinta e provvede personalmente all’invio, assumendo così un livello di coinvolgimento più pieno. Per poter operare, in ogni caso, il delegato deve accedere al Registro con la propria identità digitale (SPID, CIE o CNS) e, qualora la delega ricevuta sia di tipo con sottoscrizione, deve disporre della propria firma elettronica qualificata per sottoscrivere le istanze.
Il conferimento della delega avviene interamente per via telematica. Dopo essersi autenticato sul portale con una delle modalità previste, il delegante viene automaticamente riconosciuto e accolto dal messaggio di benvenuto in homepage. Da qui può raggiungere la funzione di delega seguendo due percorsi alternativi: il primo passa attraverso la freccia posta accanto al proprio nome nella barra blu in alto a destra, da cui si accede al “Profilo utente”, quindi alla sezione “Deleghe” e, cliccando su “Chi ho delegato”, all’elenco dei soggetti già delegati, in fondo al quale compare il pulsante “Aggiungi delega”; il secondo, più immediato, consiste nel cliccare direttamente su “Nuovo delegato” sotto il messaggio di benvenuto in homepage. In entrambi i casi si apre una maschera nella quale vanno compilati i campi richiesti, con l’avvertenza che quelli contrassegnati dall’asterisco sono obbligatori e la loro omessa compilazione impedisce di proseguire.
La compilazione segue una sequenza ordinata. Si indica anzitutto se l’ente sia già iscritto al RUNTS, selezionando “Sì” in caso affermativo oppure “No” (con conseguente inserimento del codice fiscale dell’ente) qualora non lo sia ancora; si seleziona poi dal menu a tendina il nome dell’ente tra quelli proposti; si inseriscono i dati identificativi del delegato, vale a dire cognome, nome, codice fiscale e indirizzo PEC; si sceglie la tipologia di delega tra quella con sottoscrizione e quella senza; e si individuano infine, nel campo dedicato al tipo di richiesta, le specifiche pratiche oggetto di delega, che possono spaziare dalla cancellazione al cinque per mille, dal deposito del bilancio all’iscrizione, fino alla variazione. Completata la maschera, si clicca su “Inserisci” per concludere la procedura, ovvero su “Annulla” per interromperla. Una volta perfezionato il conferimento, il sistema invia automaticamente al delegato, all’indirizzo PEC indicato dal delegante, una notifica contenente il nome dell’ente delegante, l’elenco delle tipologie di istanze oggetto di delega e il livello di responsabilità attribuito, ossia l’indicazione se si tratti di delega con o senza sottoscrizione.
Lo strumento, naturalmente, non è irreversibile, e al delegante è riconosciuta in ogni momento la facoltà di revocare l’incarico, in forma tanto totale quanto parziale. Per farlo deve accedere al proprio “Profilo utente”, raggiungere la sezione “Deleghe”, visualizzare l’elenco dei soggetti delegati tramite la voce “Chi ho delegato” e selezionare il comando “Azioni” in corrispondenza del soggetto interessato. La revoca totale, che si perfeziona cliccando su “Revoca” e poi su “Conferma”, travolge tutte le deleghe affidate a quel singolo delegato; la revoca parziale, invece, richiede di accedere al “Dettaglio” per individuare la specifica riga relativa alla delega da eliminare, selezionare in sua corrispondenza la voce “Azioni” e procedere infine con “Revoca” e “Conferma”, lasciando peraltro inalterate tutte le altre deleghe, che restano pienamente attive. Anche in questo caso ogni variazione viene notificata al delegato tramite PEC, all’indirizzo indicato in fase di compilazione, e resa disponibile nella sua area “Profilo utente”.
Sul versante del delegato, il portale assicura piena trasparenza sullo stato degli incarichi ricevuti. Accedendo al proprio “Profilo utente” e selezionando, nella sezione “Deleghe”, la voce “Le mie deleghe”, il delegato può consultare in qualsiasi momento il quadro completo di ciascuna delega: l’ente per il quale essa è stata conferita, l’identità del delegante, la natura della delega (con o senza sottoscrizione), la tipologia di pratiche cui si riferisce, la data di conferimento e l’eventuale revoca. Specularmente, il delegante conserva analoga visibilità attraverso la sezione “Chi ho delegato”, all’interno della quale ritrova in ogni momento l’elenco delle deleghe conferite. Per maggiore comodità operativa, il delegato dispone inoltre, direttamente in homepage, del tab “I miei enti deleganti”, che raccoglie l’elenco degli enti iscritti al RUNTS per i quali risulta attiva una delega valida.
Vale la pena, in conclusione, richiamare due profili che la guida segnala con particolare evidenza. Il primo riguarda l’efficacia temporale della delega, che permane fino a quando non venga revocata mediante l’apposita funzionalità del portale, e che ben può essere conferita a una pluralità di soggetti contemporaneamente. Il secondo, di notevole rilievo pratico, attiene alla possibilità di conferire la delega anche con riferimento agli enti non ancora iscritti al RUNTS: in tal modo il legale rappresentante dell’ente, o quello della rete associativa cui esso aderisce, può affidare a un terzo non soltanto la gestione delle pratiche correnti, ma la stessa compilazione, l’invio ed eventualmente la sottoscrizione della pratica di iscrizione, oltre a tutte le ulteriori istanze che l’ente intenda presentare attraverso il Registro.