Quando un ente del Terzo settore si trova a dover nominare il proprio organo di controllo, si apre una fase delicata che richiede attenzione tanto da parte dell’ente quanto da parte dei professionisti chiamati a ricoprire l’incarico. Le recenti Norme di comportamento dell’organo di controllo degli enti del Terzo settore, pubblicate dal Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili, offrono un quadro chiaro degli adempimenti da seguire perché la nomina sia valida ed efficace.
Prima di entrare nel merito, vale la pena ricordare il presupposto da cui muove tutto il discorso. Nelle fondazioni e nelle associazioni dotate di patrimoni destinati l’organo di controllo è sempre obbligatorio. Negli altri ETS, invece, l’obbligo scatta soltanto al superamento dei parametri dimensionali fissati dall’articolo 30 del Codice del Terzo settore. Una volta accertato l’obbligo, l’ente deve scegliere i componenti dell’organo: ed è proprio su questo passaggio, e sui requisiti che ne condizionano la validità, che si concentrano le indicazioni delle Norme.
Il punto di partenza è capire chi ha il potere di nominare l’organo e in quale momento. Nelle associazioni la nomina spetta all’assemblea degli associati, che vi provvede in sede di approvazione del bilancio dell’esercizio in cui, per la seconda volta, risultano superati contemporaneamente almeno due dei parametri previsti dall’articolo 30, comma 2. Le nomine successive seguiranno poi le regole dettate dallo statuto. Nelle fondazioni, invece, l’organo viene nominato già al momento della costituzione, mentre per le nomine successive provvede l’organo a ciò designato nell’atto di fondazione o nello statuto.
Un caso particolare riguarda le associazioni preesistenti che si iscrivono al RUNTS. Qui la prima nomina tiene conto del superamento dei parametri dell’articolo 30 nei due esercizi precedenti a quello di iscrizione. Se l’organo non era già stato nominato, gli amministratori devono convocare l’assemblea senza indugio, guardando sempre ai due esercizi chiusi prima dell’iscrizione. È bene non sottovalutare questo adempimento: in caso di mancata nomina, l’ufficio del RUNTS può richiedere all’ente di provvedere entro un termine congruo e, qualora persista l’inerzia, avviare addirittura il procedimento di cancellazione dal Registro.
Quanto alla durata, in assenza di una previsione statutaria espressa si ritiene che l’organo resti in carica tre esercizi, in analogia con quanto previsto per le società di capitali dall’articolo 2400 del codice civile. Di norma l’incarico ha durata triennale e cessa, oppure viene confermato, in occasione dell’approvazione del bilancio del terzo esercizio. Lo statuto può comunque prevedere una durata diversa, ad esempio quadriennale o coincidente con quella dell’organo amministrativo, purché la scelta resti compatibile con criteri di ragionevolezza e buon andamento dell’ente. Una volta deliberata, la nomina va comunicata dall’ente al soggetto designato e, una volta che questi l’abbia accettata, deve essere iscritta entro trenta giorni dalla data di accettazione.
Le Norme chiariscono che l’efficacia della nomina non dipende soltanto dalla volontà dell’ente, ma anche da una serie di verifiche che gravano sul professionista chiamato a ricoprire l’incarico. Al momento di esprimere la formale accettazione, e ogni volta che intervengano variazioni, i componenti dell’organo di controllo devono anzitutto aver verificato alcune condizioni. In primo luogo, occorre accertare che non sussistano cause di ineleggibilità, decadenza o incompatibilità, secondo i principi e le modalità indicati nella Norma. In secondo luogo, è necessario verificare che la nomina sia conforme alle disposizioni dello statuto. Infine, bisogna controllare che siano state osservate eventuali disposizioni di legge particolari, previste per associazioni o fondazioni che operano in ambiti specifici. Le stesse verifiche valgono anche per i componenti supplenti.
Accanto a questi controlli di carattere formale, il professionista deve compiere una valutazione che riguarda sé stesso: deve cioè interrogarsi sulla propria capacità di svolgere adeguatamente l’incarico. È un passaggio tutt’altro che retorico, perché tocca la sostanza della responsabilità che si va ad assumere. Le Norme dedicano particolare attenzione a questa autovalutazione, indicando una serie di fattori di cui tenere conto. Bisogna considerare l’ampiezza e la complessità dell’incarico, anche in rapporto alla natura, alla dimensione, al settore di attività e all’assetto organizzativo dell’ente. Rileva poi la composizione e le funzioni dell’organo di controllo, con un riguardo specifico al caso in cui l’organo svolga anche la revisione legale, che comporta impegni e competenze aggiuntivi. Conta inoltre la struttura organizzativa di cui il professionista dispone, ad esempio la possibilità di avvalersi di dipendenti, praticanti o collaboratori, così come la specializzazione propria e dei soggetti di cui si avvale. Vanno valutati anche il numero di altri incarichi già assunti in ETS, in enti non lucrativi o in società, nelle vesti più diverse, dall’amministratore al revisore al componente dell’organismo di vigilanza. Non vanno trascurate le ulteriori attività di lavoro, autonomo o dipendente, anche a tempo parziale, né gli eventuali altri incarichi che potrebbero compromettere un diligente svolgimento del mandato.
Il principio di fondo è semplice e onesto: se al termine di questa valutazione il candidato ritiene di non possedere competenze adeguate o di non essere in grado di seguire come si deve l’incarico, è opportuno che non lo accetti, oppure che vi rinunci. L’unica eccezione riguarda i casi in cui sia possibile adottare adeguate misure di salvaguardia che colmino le carenze rilevate.
L’accettazione non esaurisce gli obblighi del professionista. Nella prima riunione i componenti dell’organo collegiale danno atto della sussistenza, in capo a ciascuno di essi, dei requisiti previsti dalla legge e dallo statuto, requisiti che devono essere stati verificati già prima dell’accettazione. L’organo monocratico, dal canto suo, dà atto della propria posizione al momento dell’accettazione e comunque prima della prima verifica sull’ente. C’è poi una dimensione di controllo che si rinnova nel tempo. Nella prima riunione e con cadenza annuale, l’organo collegiale valuta la propria composizione sulla base delle dichiarazioni rese dai componenti e delle informazioni disponibili, verificando in particolare il rispetto dei requisiti di indipendenza previsti dalla legge e dallo statuto. Per consentire questa valutazione, ciascun componente, una volta eletto o al verificarsi di variazioni, comunica per iscritto agli altri le informazioni pertinenti, complete e aggiornate. Anche il componente unico, prima di accettare e poi con periodicità annuale, accerta su di sé la sussistenza e la permanenza dei requisiti di incompatibilità, indipendenza e professionalità. A chiudere il quadro degli adempimenti formali, gli amministratori allegano all’istanza di iscrizione dell’ente al RUNTS, e poi a ogni nuova nomina, le dichiarazioni con cui i membri dell’organo di controllo attestano l’assenza di cause di ineleggibilità e decadenza e il possesso dei requisiti professionali richiesti dalla legge e dallo statuto.
La nomina dell’organo di controllo si presenta dunque come un percorso a due voci. Da un lato c’è l’ente, che deve individuare il momento corretto per provvedere, rispettare le competenze interne e curare la comunicazione e l’iscrizione della nomina nei termini. Dall’altro c’è il professionista, chiamato a verificare la propria eleggibilità, la conformità statutaria della nomina e, soprattutto, a interrogarsi con onestà sulla propria effettiva capacità di assolvere l’incarico.