Tra i molti compiti che il Codice del Terzo Settore affida all’organo di controllo, ce n’è uno che merita un’attenzione particolare perché tocca da vicino la vita quotidiana di qualsiasi associazione, fondazione o ente del Terzo settore dotato di tale organo: la partecipazione alle riunioni dell’organo di amministrazione, che nella pratica chiamiamo più semplicemente consiglio direttivo. La Prassi, elaborata in seno alla riflessione professionale sui comportamenti dell’organo di controllo, dedica proprio a questo tema una trattazione che vale la pena leggere con calma, perché dietro a quella che potrebbe sembrare una semplice formalità si nasconde uno dei meccanismi più importanti di buon governo degli enti.
Partiamo dal principio di fondo. L’organo di controllo non è un soggetto esterno che arriva una volta all’anno a controllare i conti e poi se ne va. È una componente viva della governance dell’ente, chiamata a vigilare in modo continuativo sull’osservanza della legge e dello statuto, sul rispetto dei principi di corretta amministrazione e, aspetto peculiare e qualificante del Terzo settore, sull’effettiva osservanza delle finalità civiche, solidaristiche e di utilità sociale che giustificano l’esistenza stessa dell’ente. Per poter svolgere bene questo lavoro, i componenti dell’organo di controllo devono essere presenti là dove le decisioni si prendono, cioè nelle riunioni del consiglio. E devono esserci non come spettatori distratti, ma come persone adeguatamente informate, capaci di comprendere ciò di cui si discute e, se necessario, di intervenire.
Qui emerge subito un tema centrale, che riguarda tanto i professionisti quanto i presidenti: l’informazione preventiva. Perché l’organo di controllo possa esercitare davvero le sue funzioni, è necessario che riceva informazioni adeguate, e che le riceva nello stesso momento in cui le ricevono i consiglieri. Non ha senso, infatti, convocare l’organo di controllo a una riunione lasciandolo all’oscuro dei temi che verranno trattati. La prassi è chiara nel dire che spetta al presidente fornire queste informazioni contestualmente ai consiglieri e ai membri dell’organo di controllo. È un punto delicato, perché tocca abitudini consolidate in molti enti, dove a volte la documentazione circola in modo informale, parziale o all’ultimo momento. Un buon presidente, sotto questo profilo, è quello che capisce che mettere l’organo di controllo nelle condizioni di lavorare bene non è un fastidio burocratico, ma una garanzia per l’ente intero e, in ultima analisi, per sé stesso.
La Norma costruisce attorno a questo principio una serie di facoltà e di rimedi che vale la pena conoscere. Innanzitutto, l’organo di controllo e i suoi singoli componenti hanno il potere di acquisire le informazioni necessarie allo svolgimento dei loro compiti, comprese quelle che gli amministratori devono ricevere ai sensi dell’articolo 2381 del codice civile. Possono inoltre chiedere che il presidente invii, insieme all’avviso di convocazione, la documentazione a supporto delle decisioni iscritte all’ordine del giorno. È una richiesta del tutto ragionevole: come si può valutare una delibera se non si conoscono in anticipo i documenti su cui si fonda?
Ma cosa succede se il presidente non collabora? Le linee guida sul comportamento dell’organo di controllo prevedono un percorso graduale e di buon senso. Se il presidente rifiuta di fornire la documentazione richiesta, i componenti dell’organo di controllo ne informano tutti gli amministratori, così da sollecitare una delibera del consiglio che induca il presidente a garantire un’adeguata informazione preventiva. Si tratta, come si vede, di un meccanismo che non punta allo scontro ma alla soluzione collegiale del problema, coinvolgendo l’intero organo amministrativo nella responsabilità di far funzionare correttamente i flussi informativi.
Resta inoltre sempre possibile, anche per i singoli membri dell’organo di controllo pluripersonale, chiedere al presidente e all’organo delegato ulteriori informazioni, documenti e chiarimenti, in aggiunta a quelli ricevuti prima o durante la riunione. È un’ulteriore conferma del fatto che il diritto all’informazione non si esaurisce nella documentazione standard, ma accompagna l’organo di controllo lungo tutto il suo lavoro.
Quando poi l’informazione preventiva sia mancata del tutto, la Norma suggerisce un comportamento prudente e tutelante: far annotare a verbale che il difetto di informazione ha impedito di esercitare una vigilanza preventiva e contestuale sugli argomenti all’ordine del giorno. Può sembrare un dettaglio, ma è un dettaglio che protegge. Lasciare traccia scritta delle criticità è uno dei modi più efficaci con cui l’organo di controllo documenta di aver fatto la propria parte, e al tempo stesso responsabilizza chi quelle informazioni avrebbe dovuto fornirle.
Il cuore del ruolo dell’organo di controllo, però, si manifesta soprattutto nel dovere di intervenire durante il dibattito. Quando i suoi componenti ravvisano violazioni della legge o dello statuto, oppure la violazione dei principi di corretta amministrazione, o ancora l’inosservanza delle finalità civiche, solidaristiche e di utilità sociale, non possono restare in silenzio. Devono manifestare il proprio motivato dissenso o le proprie riserve, e chiedere che di tutto ciò si dia conto a verbale, se necessario anche in modo analitico, cioè dettagliato. Questo è un punto su cui conviene soffermarsi, perché segna la differenza tra un organo di controllo che funziona e uno che esiste solo sulla carta. Il dissenso motivato e verbalizzato è lo strumento attraverso cui l’organo di controllo adempie al proprio dovere e, allo stesso tempo, si tutela rispetto a eventuali responsabilità. Chi solleva per tempo un’obiezione e la mette per iscritto sta facendo correttamente il proprio lavoro.
La Norma insiste molto, e a ragione, sul tema della verbalizzazione. Ciascun componente dell’organo di controllo pluripersonale può chiedere che le proprie dichiarazioni o osservazioni siano messe a verbale, e dal verbale deve emergere anche la natura individuale di quelle osservazioni. Questo significa che non basta registrare un generico dissenso dell’organo: deve risultare chi ha detto cosa. È una garanzia di trasparenza e di corretta attribuzione delle posizioni, particolarmente importante negli organi composti da più persone, dove le sensibilità e le valutazioni possono legittimamente divergere.
C’è poi tutta una serie di accorgimenti pratici sulla redazione del verbale che la Norma raccomanda e che, nella concretezza della vita associativa, fanno la differenza. L’organo di controllo, se lo ritiene opportuno, può chiedere che il verbale contenente le dichiarazioni e le osservazioni dei componenti sia redatto contestualmente alla riunione, oppure subito dopo, comunque senza indugio. La ragione è intuitiva: più tempo passa, più il ricordo degli interventi sfuma e cresce il rischio che ciò che è stato detto venga trascritto in modo impreciso. Proprio per questo la Norma stabilisce un principio prezioso: prima che il verbale venga trascritto nel libro delle adunanze e deliberazioni dell’organo di amministrazione, una bozza deve essere inviata ai singoli componenti dell’organo di controllo, affinché possano verificare la corretta trascrizione delle proprie dichiarazioni e dei propri interventi. Se ciò che è stato verbalizzato non corrisponde a quanto effettivamente detto, possono chiederne la modifica o l’integrazione.
E se il presidente si rifiuta di correggere il verbale? Anche qui la Norma offre una via d’uscita ordinata. L’organo di controllo provvederà tempestivamente a inviare una PEC al presidente e al segretario dell’organo di amministrazione, contenente le proprie posizioni difformi, quelle espresse in riunione ma omesse o non risultanti dal verbale. In questo modo, anche di fronte a una verbalizzazione carente, resta una traccia formale e incontestabile della posizione assunta. Si può inoltre redigere una specifica relazione e chiederne l’allegazione al verbale, oltre a denunciare l’accaduto agli altri amministratori nella prima riunione consiliare utile, verbalizzando interventi circostanziati.
La prassi non si ferma agli aspetti procedurali, ma affronta anche le situazioni più gravi, quelle in cui la semplice annotazione a verbale non basta. Quando le violazioni riscontrate sono di rilevante gravità e c’è urgenza di provvedere, l’organo di controllo, dopo averne dato comunicazione al presidente, può convocare direttamente l’assemblea, o l’organo assembleare o di indirizzo delle fondazioni, comunque denominato, perché siano adottati i provvedimenti opportuni o, quantomeno, perché gli associati siano informati tempestivamente delle violazioni, secondo quanto previsto dall’articolo 29 del Codice del Terzo Settore. È un potere importante, da maneggiare con responsabilità, ma che testimonia il peso reale che la legge attribuisce all’organo di controllo: in caso di necessità, esso può scavalcare l’inerzia degli amministratori e rivolgersi direttamente al corpo sociale dell’ente.
Se poi gli organi sociali restano inerti e la deliberazione adottata integra una grave irregolarità, l’organo di controllo può spingersi fino a proporre denunzia al Tribunale, sempre ai sensi dell’articolo 29, comma 1, del Codice. Si tratta dell’estremo presidio di legalità, riservato alle situazioni più serie, ma la sua sola previsione dà la misura di quanto il legislatore consideri centrale la funzione di controllo.
Vi sono inoltre alcune ipotesi specifiche che la prassi richiama e che è utile tenere a mente. Quando una violazione dei principi di corretta amministrazione o l’inosservanza delle finalità solidaristiche emergano non durante la riunione ma solo successivamente, i componenti dell’organo di controllo devono segnalarla senza indugio all’organo di amministrazione, perché vi ponga rimedio o ne elimini almeno gli effetti negativi; e in caso di inerzia, devono rivolgersi all’assemblea o all’organo di indirizzo. Quando una delibera sia stata adottata con il voto determinante di un amministratore in conflitto di interessi con l’ente, l’organo di controllo, se ne viene a conoscenza, può impugnarla ai sensi dell’articolo 27 del Codice, qualora essa possa arrecare un danno patrimoniale all’ente. Più in generale, l’organo di controllo può impugnare le deliberazioni dell’organo di amministrazione non adottate in conformità alla legge o allo statuto. E se dalla condotta degli amministratori contraria alle norme, allo statuto o ai principi richiamati sia derivato un danno all’ente, ai creditori, al fondatore, agli associati o ai terzi, l’organo di controllo può promuovere l’azione sociale di responsabilità nei confronti degli amministratori, ai sensi dell’articolo 28 del Codice.