Nel sistema del Terzo settore la raccolta fondi è un’attività autonoma, disciplinata dall’articolo 7 del Codice, e ha una finalità precisa: finanziare le attività di interesse generale dell’ente. Questo vincolo di strumentalità non è formale, ma sostanziale. Significa che ogni iniziativa di raccolta fondi deve essere progettata e gestita in modo da generare risorse effettivamente destinabili ai progetti istituzionali, evitando che i costi organizzativi assorbano la maggior parte dei ricavi. Le Linee guida ministeriali del 2022 chiariscono che le spese relative all’organizzazione di una raccolta fondi non possono essere superiori o prossime ai ricavi, salvo il verificarsi di fatti non prevedibili che compromettano la buona riuscita dell’iniziativa. L’ente deve quindi valutare con attenzione il rapporto tra costi e ricavi attesi, stimare con prudenza gli esiti economici e contenere le spese entro limiti ragionevoli, così da garantire che, una volta dedotti i costi, residui comunque una quota congrua di fondi destinata ai progetti per cui la campagna è stata attivata.
Questa attenzione deve essere esercitata già nella fase di progettazione. Prima di avviare una raccolta fondi, l’ente dovrebbe definire un budget realistico, fissare un tetto massimo alle spese, preferire costi variabili rispetto a costi fissi, e stipulare contratti con fornitori che consentano riduzioni o recesso qualora le adesioni o le donazioni risultino inferiori alle aspettative. L’obiettivo è evitare che l’iniziativa nasca già sbilanciata o che, per eccesso di ambizione, si esponga l’ente al rischio di un risultato negativo. Una raccolta fondi ben progettata è quella che, anche in scenari meno favorevoli, garantisce comunque un margine positivo da destinare alla missione o al motivo dell’implementazione della raccolta stessa.
Se, nonostante queste cautele, la raccolta fondi si chiude in perdita, l’ente non può considerare la situazione come neutra. Il patrimonio dell’ente è vincolato allo svolgimento delle attività statutarie e vige il divieto assoluto di distribuzione diretta o indiretta di utili; di conseguenza, la perdita deve essere coperta con risorse proprie dell’ente. La prima operazione consiste nel ricostruire analiticamente il conto economico della campagna, distinguendo i costi prevedibili da quelli non prevedibili. I costi imprevedibili (come un improvviso maltempo, la cancellazione di uno sponsor, o un aumento inatteso di servizi essenziali) non eliminano la perdita, ma consentono all’ente di dimostrare che l’esito negativo non è frutto di una gestione superficiale o distorta. In questi casi, l’ente è tenuto a indicare nel rendiconto e nella relazione illustrativa le motivazioni per cui i costi sostenuti sono risultati superiori ai ricavi, documentando puntualmente gli eventi che hanno compromesso la buona riuscita dell’iniziativa.
Sul piano operativo, l’ente dovrebbe approvare una relazione interna che spieghi le cause della perdita, deliberare formalmente la sua copertura con fondi propri e aggiornare le procedure interne affinché l’episodio non si ripeta. Ciò può includere l’introduzione di soglie minime di pre-adesioni prima di confermare alcuni costi, una maggiore prudenza nelle stime, o una revisione dei contratti con i fornitori. Una perdita episodica, ben documentata e motivata, può essere considerata fisiologica; una perdita ricorrente, invece, diventa un segnale di allarme, perché può indicare cattiva gestione, violazione dei principi di economicità o, nei casi peggiori, una forma indiretta di distribuzione di utili.
In definitiva, la raccolta fondi deve produrre un risultato economico positivo e proporzionato, perché la sua funzione è quella di sostenere le attività di interesse generale. Una perdita è possibile, ma deve essere eccezionale, giustificata, coperta dall’ente e accompagnata da una rendicontazione chiara e completa.