Il ricambio dei componenti dell’organo di amministrazione rappresenta un momento cruciale nella vita di un Ente del Terzo Settore, richiedendo il rigoroso rispetto di una serie di procedure che garantiscano, da un lato, la corretta espressione della volontà associativa e, dall’altro, la necessaria trasparenza verso i terzi e le autorità di vigilanza. La disciplina organica contenuta nell’articolo 26 del Codice del Terzo Settore delinea un quadro normativo che non si limita alla semplice sostituzione di un nome in un elenco, ma definisce i presupposti stessi della legittimazione a gestire il patrimonio sociale.
Il processo ha il suo fulcro operativo negli adempimenti interni, dove la sovranità dell’Assemblea degli associati emerge come principio cardine. Salvo casi particolari previsti per le associazioni di grandi dimensioni, la nomina degli amministratori è una competenza inderogabile dell’organo assembleare, che deve procedere alla designazione previa verifica dei requisiti di legge. In questa fase, non si può prescindere dal richiamo all’articolo 2382 del codice civile: l’aspirante amministratore non deve trovarsi in condizioni di ineleggibilità o decadenza, quali l’interdizione, l’inabilitazione o condanne che comportino l’interdizione dai pubblici uffici. Inoltre, per le Organizzazioni di Volontariato (ODV) e le Associazioni di Promozione Sociale (APS), vige un vincolo di rappresentanza sociale ancora più stringente: la maggioranza (o la totalità nelle ODV) degli amministratori deve essere scelta tra le persone fisiche associate o indicate dagli enti giuridici associati. Tale requisito è posto a garanzia della natura democratica dell’ente e ne impedisce la “scalata” da parte di soggetti esterni.
Una volta deliberata la nomina, il passaggio successivo è l’accettazione formale della carica. È prassi raccomandabile che il nuovo amministratore rilasci una dichiarazione sostitutiva in cui attesti l’assenza di cause di incompatibilità e il possesso di eventuali requisiti di onorabilità o professionalità specificamente richiesti dallo statuto. Questo documento, oltre a tutelare l’ente, costituisce la base per l’aggiornamento dei libri sociali (libro verbali assemblee e libro verbali consiglio direttivo), passaggio necessario per dare data certa e validità interna all’insediamento del nuovo consigliere.
Tuttavia, l’efficacia della nomina nei confronti dei terzi è subordinata al regime di pubblicità legale gestito dal Registro Unico Nazionale del Terzo Settore (RUNTS). L’articolo 26, comma 6, del CTS impone agli amministratori un obbligo preciso: entro trenta giorni dalla notizia della nomina, essi devono chiederne l’iscrizione nel Registro Nazionale. Non si tratta di una mera facoltatività comunicativa, ma di un onere che grava direttamente su chi detiene la gestione dell’ente. La comunicazione deve includere non solo i dati anagrafici e il domicilio, ma deve soprattutto specificare a quali consiglieri è attribuita la rappresentanza dell’ente e se tale potere sia esercitato congiuntamente o disgiuntamente. La rilevanza di questo dato è massima: per legge, il potere di rappresentanza è considerato generale e le eventuali limitazioni statutarie non sono opponibili ai terzi a meno che non siano state regolarmente iscritte nel RUNTS o non si provi che il terzo ne fosse comunque a conoscenza.
Contestualmente alla nomina, l’ente deve dare atto della cessazione del consigliere uscente, indicandone la causa (scadenza del mandato, dimissioni, revoca o decesso). È importante notare che nel mondo degli ETS associativi il principio di democraticità tende a limitare l’istituto della cooptazione: in caso di vacanza di un seggio, la via maestra resta la convocazione immediata dell’assemblea per la sostituzione, evitando che il consiglio si “autononimi” senza il passaggio dal voto degli associati.
In ultimo, occorre considerare il profilo sanzionatorio legato all’inerzia comunicativa. Il mancato aggiornamento dei dati relativi alla compagine amministrativa nel RUNTS espone l’ente e i suoi responsabili a conseguenze progressive. In prima istanza, l’ufficio del Registro procede con una diffida ad adempiere, assegnando un termine che può variare dai 30 ai 180 giorni. Se tale termine decorre inutilmente, la violazione diventa grave al punto da poter giustificare la cancellazione dell’ente dal RUNTS, con la conseguente perdita di tutte le agevolazioni fiscali e l’obbligo di devoluzione del patrimonio incrementale. Parallelamente, a carico degli amministratori inadempienti, possono trovare applicazione le sanzioni amministrative pecuniarie previste dall’articolo 2630 del codice civile. Ne deriva che la gestione tempestiva delle variazioni di organico non è solo un atto di buona pratica associativa, ma una condizione essenziale per la tutela della stabilità giuridica ed economica dell’Ente del Terzo Settore.