L’obiettivo di questo articolo è definire in modo chiaro e pratico quali sono i documenti di cui è necessario assicurarsi di disporre prima di procedere con l’iscrizione al RUNTS. L’iscrizione, infatti, rappresenta un momento costitutivo e fondamentale, rientrante nella fattispecie generale degli ETS; come stabilito dall’art. 4 del Codice, che precisa che “sono Enti del Terzo Settore […] gli enti iscritti nel Registro Unico Nazionale del Terzo Settore.”
Prima di entrare nel merito, vale la pena chiarire un equivoco piuttosto diffuso: l’iscrizione al RUNTS non è obbligatoria per costituire un’associazione o una fondazione. È invece un requisito necessario per ottenere la qualifica di Ente del Terzo Settore e accedere a tutti i benefici collegati. Pertanto, chi intende operare nel Terzo Settore a pieno titolo, deve prima completare la costituzione formale dell’ente e successivamente avviare l’iscrizione al RUNTS.
Immaginiamo quindi che l’associazione sia già costituita, con atto e statuto registrati e adeguati alla normativa vigente, e che abbia i requisiti specifici per una determinata qualifica rientrante nelle fattispecie particolari (come ad esempio APS, con almeno 7 soci e prevalenza di volontari). A questo punto, prima di accedere al portale RUNTS e compilare l’istanza, è fondamentale predisporre tutta la documentazione necessaria e dotarsi degli strumenti digitali richiesti. Concentrarsi su questo aspetto prima di avviare la procedura online consente di evitare errori, richieste di integrazione e ritardi nella lavorazione della domanda.
Ecco quindi tutto ciò che è necessario avere a disposizione prima dell’iscrizione.
| DOCUMENTAZIONE COSTITUTIVA E STATUTARIA: Atto costitutivo: deve essere registrato presso l’Agenzia delle Entrate, contenere tutte le informazioni essenziali e rispecchiare la forma giuridica dell’ente.Statuto: anch’esso registrato, deve essere aggiornato in conformità al Codice del Terzo Settore. Per le APS, ODV o altre categorie specifiche, è essenziale che lo statuto sia adeguato ai requisiti minimi previsti (numero soci, tipologia attività, struttura interna, ecc.). |
| BILANCI E VERBALI Bilancio consuntivo dell’ultimo esercizio (o anche degli ultimi due, se disponibili).Verbale di approvazione del bilancio, redatto dall’assemblea o dall’organo competente. Nel caso di enti appena costituiti, può essere sufficiente dichiarare l’assenza di esercizi chiusi. |
| DOCUMENTAZIONE AGGIUNTIVA IN CASI PARTICOLARI Per enti con personalità giuridica: serve il decreto di riconoscimento o altra documentazione che lo attesti. Per enti religiosi civilmente riconosciuti: occorrono il regolamento interno e l’autorizzazione o attestazione dell’autorità ecclesiastica competente |
Prestate attenzione, perché tutta questa documentazione andrà caricata in formato PDF/A, ed ogni file potrà avere una dimensione massima di 10 MB.
Un consiglio che mi sento di darvi è quello di raccogliere in un unico documento o file riepilogativo i seguenti dati, che verranno richiesti nella fase operativa di iscrizione, cosi da aver tutto sottomano e completare l’iscrizione in un’unica volta:
| Denominazione e codice fiscale dell’ente;Forma giuridica e data di costituzione;Sede legale e eventuali sedi secondarie o operative (indirizzo completo);Numero di soci, volontari, lavoratori dipendenti e collaboratori;Attività di interesse generale svolte (tra quelle elencate all’art. 5 del CTS);Elenco delle cariche sociali con i dati anagrafici completi di ogni componente (nome, cognome, codice fiscale, data e luogo di nascita, indirizzo, carica ricoperta, data di nomina e durata dell’incarico). |
Questi dati saranno fondamentali al momento della compilazione dell’istanza, quindi è sempre meglio averli già pronti e organizzati.
Poi dal momento che la procedura di iscrizione avviene soltanto Online, per l’accesso al RUNTS sarà necessario avere
| Identità digitale (SPID o CIE): indispensabile per accedere al portale RUNTS. Il SPID può essere ottenuto gratuitamente tramite uno dei gestori accreditati; la CIE deve essere dotata di PIN e lettore compatibile.Casella PEC: obbligatoria e intestata all’ente, non al singolo rappresentante. È il canale ufficiale di comunicazione tra l’ente e il RUNTS e può essere acquistata online presso fornitori certificati.Firma digitale: necessaria per firmare i documenti da inviare. Deve essere intestata al legale rappresentante e valida per la firma in formato .p7m (CAdeS). Può essere ottenuta sia in versione software (smart card + lettore) che su dispositivo USB |
| IBAN dell’ente: non è obbligatorio per l’iscrizione, ma serve nel caso in cui si intenda richiedere il 5 per mille. |
Questo articolo si concentra su quel passaggio intermedio che si colloca tra la costituzione dell’associazione e la compilazione online dell’istanza RUNTS. In questa fase è fondamentale prendersi il tempo necessario per raccogliere e organizzare tutta la documentazione e le informazioni richieste. Una documentazione pronta e ben preparata consente di velocizzare i tempi ed iniziare ad operare prima come enti del terzo settore.