Il D.Lgs. 117/2017 stabilisce in modo esplicito che il volontario presta la propria opera in modo personale, spontaneo e gratuito, senza fini di lucro, nemmeno indiretti, e senza possibilità di ricevere compensi in alcuna forma, neppure dal beneficiario dell’attività. La qualifica di volontario è inoltre incompatibile con qualunque forma di rapporto di lavoro subordinato o autonomo con l’ente presso cui si presta l’attività. Esistono alcune eccezioni previste per gli operatori di soccorso nelle Province autonome di Trento e Bolzano, ma si tratta di casi specifici.
La gratuità del volontariato, però, non impedisce che al volontario vengano rimborsate, nei limiti e con le modalità previste dalla legge, le spese sostenute nell’ambito dell’attività svolta. Il rimborso è ammesso solo se riferito a costi effettivi, necessari e documentati, sostenuti per finalità coerenti con gli scopi dell’ente. In ogni caso, non è mai consentito corrispondere rimborsi forfetari, ossia importi fissi non ancorati a spese reali. Ogni erogazione deve essere giustificata da un’effettiva esigenza legata all’attività dell’ente e supportata da una documentazione adeguata.
È importante distinguere tra le spese sostenute dal volontario per lo svolgimento della propria attività (come viaggi, vitto, alloggio, parcheggi, carburante, ecc.) e le spese anticipate per conto dell’ente (come l’acquisto di materiali o beni necessari all’associazione). In quest’ultimo caso, la documentazione fiscale (fattura o scontrino) deve essere intestata direttamente all’ente e non al volontario, trattandosi di una vera e propria anticipazione di spesa.
Le modalità di rimborso ammesse sono due: la prima è quella tramite autocertificazione, riservata ai soli rimborsi di modesta entità; la seconda è quella analitica, basata sulla presentazione della documentazione giustificativa.
Nel caso dell’autocertificazione, la legge consente il rimborso delle spese sostenute dal volontario entro il limite massimo di 10 euro giornalieri e 150 euro mensili. Oltre questi importi, l’autocertificazione non è più valida. L’ente deve aver deliberato in via preventiva le tipologie di spesa e le attività per cui è ammesso questo tipo di rimborso. Il volontario dovrà compilare una dichiarazione sostitutiva ai sensi dell’art. 46 del DPR 445/2000, allegando copia di un documento di identità, come richiesto dall’art. 38 dello stesso decreto. È responsabilità del volontario conservare la documentazione originale delle spese autocertificate, in quanto soggetta a eventuali controlli successivi.
Quando i limiti previsti per l’autocertificazione vengono superati, oppure quando si tratta di spese che per loro natura richiedono maggiore tracciabilità, il rimborso deve avvenire in modalità analitica. Questo significa che il volontario è tenuto a presentare una nota spese dettagliata, corredata dai giustificativi originali: ricevute, scontrini, fatture intestate all’associazione (nel caso di anticipazioni), o altra documentazione valida. La nota spese dovrà indicare con precisione le date, i luoghi, le attività svolte, gli importi sostenuti e la motivazione delle spese. L’ente, dal canto suo, deve verificare e approvare la richiesta, conservandone copia per i propri registri.
Tra le spese analiticamente rimborsabili rientrano le spese di viaggio (biglietti di treno, autobus, aerei, pedaggi autostradali), le indennità chilometriche per uso del mezzo proprio (previa autorizzazione del Consiglio Direttivo, con riferimento a una tariffa fissa o alle tabelle ACI), le spese di vitto e alloggio documentate, i taxi nei casi autorizzati, e le spese telefoniche, se espressamente regolamentate dall’ente. In merito all’uso del mezzo proprio, è necessario che l’ente deliberi preventivamente le condizioni di utilizzo, stabilendo un valore chilometrico congruo e giustificato. Ogni trasferta va descritta con partenza, destinazione e giorno di svolgimento, e deve essere connessa a un’attività dell’ente.
È utile ricordare che si considera trasferta solo lo spostamento al di fuori del Comune in cui ha sede l’ente. Il tragitto casa–sede dell’associazione, se avviene nello stesso Comune, non dà diritto ad alcun rimborso. Se invece il volontario risiede in un altro Comune, si considera come punto di partenza il Comune più vicino alla sede della destinazione finale.
Tutte le spese rimborsate devono essere pertinenti, congrue e non devono mascherare in alcun modo una forma di compenso o distribuzione indiretta di utili. L’ente deve garantire trasparenza e tracciabilità delle erogazioni, anche ai fini del corretto inserimento in bilancio. Le spese rimborsate possono essere imputate nel modello di bilancio (Modello D) nelle voci “Uscite di supporto generale”, “Altre uscite” o sotto categorie più specifiche, purché distinte da quelle relative al personale dipendente.
Per una corretta e serena gestione, è fortemente consigliato che l’ente si doti di un regolamento interno sui rimborsi, approvato dall’organo di amministrazione, che stabilisca in modo chiaro e trasparente le condizioni di rimborso, le tipologie di spese ammesse, le modalità operative, i limiti quantitativi e i criteri di autorizzazione. Questo consente non solo di tutelare i volontari e valorizzare il loro impegno, ma anche di garantire la regolarità contabile e fiscale dell’ente, prevenendo contestazioni o criticità in sede di controllo.