Alcuni li abbiamo già incontrati parlando degli organi. Conviene però metterli in fila, perché i libri sociali sono la traccia documentale della vita associativa. Nella pratica sono anche la prima cosa che viene chiesta in caso di controllo. La norma di riferimento è l’art. 15 CTS. Oltre alle scritture contabili prescritte dagli artt. 13, 14 e 17, comma 1, gli enti del Terzo settore devono tenere tre libri. Il primo è il libro degli associati o aderenti. Il secondo è il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee, nel quale vanno trascritti anche i verbali redatti per atto pubblico. Il terzo è il libro delle adunanze e delle deliberazioni dell’organo di amministrazione, dell’organo di controllo e di eventuali altri organi sociali. I primi due sono tenuti a cura dell’organo di amministrazione, il terzo a cura dell’organo cui si riferisce.
Né il Codice né il codice civile richiedono particolari formalità per la tenuta di questi libri da parte delle associazioni. Non è prevista, ad esempio, la bollatura. Si ritiene comunque consigliabile procedere alla numerazione delle pagine e alla bollatura, perché solo così le annotazioni seguono un ordine cronologico verificabile. Un libro a fogli mobili, o tenuto su un file modificabile senza alcuna garanzia di data, difficilmente reggerebbe a una contestazione.
Il libro degli associati è forse il più rilevante per la vita dell’ente. Riporta i dati necessari a identificare le persone che in quel momento risultano validamente iscritte. Per questo serve a determinare i quorum costitutivi richiesti dallo statuto per le riunioni, e dà legittimazione all’intervento e al voto del socio. Per ciascun associato deve contenere, oltre alla data di iscrizione, i dati che consentono di identificarlo in modo univoco (nome e cognome, data e luogo di nascita, indirizzo di residenza, codice fiscale). Accanto a questi va indicata la data di ammissione e quella dell’eventuale esclusione o recesso. È opportuno annotare anche ogni anno l’avvenuto versamento della quota associativa, con la relativa data. Il dato non è irrilevante, perché è dalla regolarità della posizione del socio che dipende il suo diritto di partecipare e votare in assemblea.
Nel libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee, tenuto dall’organo di amministrazione, vanno trascritti tutti i verbali assembleari. Vi rientrano anche quelli redatti per atto pubblico, come la modifica statutaria approvata alla presenza del notaio. Vanno documentate tutte le assemblee, comprese quelle che si chiudono senza alcuna deliberazione. Ogni anno vi trova posto il verbale di approvazione del bilancio o del rendiconto, al quale è buona prassi allegare copia del documento approvato. Ciascun verbale è firmato dal presidente e dal segretario che lo ha redatto.
Il libro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio direttivo risponde alla stessa logica sul piano dell’amministrazione. Serve a tenere traccia delle riunioni del consiglio, delle presenze dei consiglieri e delle deliberazioni assunte. Per ciascuna seduta l’organo amministrativo redige un verbale, che viene riportato nel libro ed è sottoscritto da chi presiede la riunione e dal segretario. Anche qui non sono previste formalità particolari, ma valgono le stesse ragioni di opportunità che suggeriscono numerazione e bollatura.
Il comma 3 dell’art. 15 riconosce agli associati il diritto di esaminare i libri sociali secondo le modalità previste dall’atto costitutivo o dallo statuto. Il comma 4 prevede una deroga per gli enti religiosi civilmente riconosciuti di cui all’art. 4, comma 3. Il rinvio allo statuto merita una precisazione. Nell’autonomia riconosciuta a ciascun ente, lo statuto può regolare le modalità di esercizio del diritto, anche solo in termini di massima, ma non può mai arrivare a negarlo. D’altra parte il diritto di esame non è illimitato. Va esercitato nel rispetto dei principi di correttezza e buona fede, ai quali devono conformarsi anche i rapporti tra associati. Va inoltre contemperato con altri diritti dei singoli, primo fra tutti la riservatezza. Ciascun associato deve poter sapere se una determinata persona è socia, senza che questo gli dia accesso a informazioni personali (la residenza o altri dati) che nulla hanno a che vedere con la qualità di socio. In concreto lo statuto, o un regolamento, farà bene a prevedere una richiesta scritta, un termine per la consultazione e la possibilità di oscurare i dati non pertinenti.
Accanto ai libri dell’art. 15 si colloca il registro dei volontari, previsto dall’art. 17, comma 1, CTS. Vi vanno iscritti i volontari che svolgono la loro attività in modo non occasionale. Lo scopo del registro è individuare chi presta attività volontaria con continuità e documentarne la posizione all’interno dell’ente. Il registro consente poi di adempiere agli obblighi assicurativi dell’art. 18, che senza un elenco certo delle persone da coprire sarebbero difficilmente gestibili. La disciplina è stata completata dal decreto del Ministero dello Sviluppo Economico, di concerto con il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, del 6 ottobre 2021, dedicato al registro e all’assicurazione obbligatoria. Per ciascun volontario il registro deve indicare il codice fiscale oppure le generalità con luogo e data di nascita. Deve indicare la residenza, o il domicilio se diverso. Deve indicare la data di inizio e quella di cessazione dell’attività, che coincidono con le date di iscrizione e di cancellazione. A differenza dei libri sociali, qui la formalità è richiesta espressamente. Prima di essere posto in uso il registro va numerato e bollato da un notaio, dal segretario comunale o da altro pubblico ufficiale. In alternativa può essere tenuto con modalità telematiche idonee a garantire la data certa delle registrazioni.