Nel sistema delineato dal decreto legislativo 117/2017, il diritto di esaminare i libri sociali rappresenta uno snodo fondamentale per comprendere la reale natura degli enti del Terzo settore. L’articolo 15, comma 3, infatti, nel disciplinare la tenuta dei principali libri (tra cui il libro degli associati e i libri delle adunanze e delle deliberazioni degli organi sociali) riconosce espressamente agli associati il diritto di prenderne visione. Non si tratta di una previsione meramente formale, ma di un vero e proprio strumento di partecipazione, attraverso il quale si concretizza quella dimensione democratica e trasparente che costituisce un tratto essenziale e irrinunciabile degli ETS.
Lo stesso legislatore, tuttavia, introduce un elemento di equilibrio, precisando che l’esercizio di tale diritto deve avvenire secondo le modalità stabilite dall’atto costitutivo o dallo statuto. È proprio qui che si apre uno spazio di autonomia organizzativa dell’ente: non nel senso di poter comprimere o svuotare il diritto, ma di disciplinarne concretamente le modalità di esercizio, affinché esso sia compatibile con il funzionamento ordinato dell’organizzazione. In altri termini, il diritto di accesso esiste sempre, ma non è privo di regole.
Su questo punto è intervenuto di recente il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, sollecitato da un quesito posto dal Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili, volto a chiarire fino a che punto lo statuto possa spingersi nell’introdurre limitazioni. In particolare, ci si è chiesti se sia legittima una clausola statutaria che arrivi addirittura a escludere in modo totale l’accesso a uno o più libri sociali.
La risposta si fonda sulla natura stessa degli enti del Terzo settore. Il diritto di esame dei libri sociali è strettamente connesso ai principi di democraticità, partecipazione e trasparenza che permeano l’intera disciplina. Esso consente agli associati di essere informati e di esercitare un controllo diffuso sull’operato degli organi sociali, evitando che la gestione dell’ente si trasformi in un ambito opaco o riservato a pochi. In questa prospettiva, lo statuto può certamente regolare le modalità di accesso, ad esempio prevedendo tempi, procedure o forme di richiesta, ma non può mai arrivare a negare in radice tale diritto, pena il contrasto con la ratio della norma.
Ciò non significa, però, che il diritto sia assoluto o illimitato. Come ogni posizione giuridica soggettiva inserita in un contesto collettivo, esso deve essere esercitato nel rispetto dei principi di correttezza e buona fede. Ne consegue che richieste generiche, massive o tali da paralizzare l’attività dell’ente possono essere legittimamente contenute attraverso regole statutarie ragionevoli. L’obiettivo è evitare che l’esercizio individuale del diritto si trasformi in un abuso capace di compromettere il funzionamento dell’organizzazione o di ledere i diritti degli altri associati.
Un ulteriore profilo di bilanciamento riguarda la tutela della riservatezza. Non tutte le informazioni contenute nei libri sociali possono essere liberamente divulgate nella loro integralità. Si pensi, ad esempio, ai dati personali degli associati o a situazioni particolarmente sensibili, come l’erogazione di contributi assistenziali legati a condizioni sanitarie, oppure a verbali che contengano elementi suscettibili di rilievo penale. In questi casi, il diritto di accesso deve essere contemperato con altri interessi giuridicamente rilevanti, attraverso forme di consultazione che garantiscano la conoscibilità delle informazioni essenziali senza compromettere la sfera privata dei soggetti coinvolti.
Analoghe considerazioni valgono per gli enti strutturati su più livelli, nei quali può risultare ragionevole prevedere che l’accesso ai libri degli organi apicali non avvenga direttamente da parte di tutti gli associati di base, ma attraverso meccanismi di rappresentanza. Anche in queste ipotesi, tuttavia, la disciplina statutaria deve mantenere un equilibrio: evitare sia il rischio di paralisi organizzativa, sia quello opposto di creare zone di opacità ingiustificata.
Qualora le modalità previste dallo statuto si traducano, in concreto, in una compressione indebita del diritto degli associati, questi ultimi restano comunque tutelati, potendo ricorrere all’autorità giudiziaria ai sensi dell’articolo 23 del codice civile. Questo elemento conferma ulteriormente come il diritto di esame non sia una concessione dell’ente, ma una posizione giuridica garantita dall’ordinamento.