Prendiamo un caso concreto, un’associazione ha la propria sede legale in una regione e due sedi operative altrove, una delle quali in un territorio regionale diverso, ciascuna con il proprio gruppo di volontari che vi presta servizio con continuità. Chi coordina la sede operativa si trova a dover trasmettere ogni nuovo ingresso e ogni cessazione a chi materialmente detiene il registro cartaceo vidimato, con il risultato che le registrazioni arrivano in ritardo e che, nel frattempo, qualcuno presta la propria opera senza risultare iscritto. Da qui la domanda, se l’ente possa tenere più di un registro dei volontari non occasionali di cui all’articolo 17, comma 1, del Codice del Terzo settore e, in caso di risposta affermativa, se anche i registri riferiti alle sedi secondarie debbano essere vidimati.
Sulla questione è intervenuto il Ministero del lavoro e delle politiche sociali, muovendo dal citato articolo 17, che impone agli enti di iscrivere i volontari in apposito registro, e dal decreto ministeriale 6 ottobre 2021, recante l’individuazione dei meccanismi assicurativi semplificati, il cui articolo 3 disciplina l’istituzione del registro e le relative modalità di tenuta, ricomprendendovi la vidimazione quale mezzo per assicurare l’inalterabilità delle scritture in caso di supporto cartaceo, il contenuto minimo del registro e la possibilità di ricorrere in alternativa a sistemi elettronici o telematici, anche messi a disposizione dalla rete associativa cui l’ente aderisce.
Lo scopo del registro, in entrambi i provvedimenti, è quello di individuare i soggetti che prestano attività volontaria in maniera non occasionale, di documentarne il relativo status all’interno dell’ente e di consentire e agevolare l’adempimento degli obblighi assicurativi. In tal senso il registro ha carattere unitario, giacché unitario è l’ente che ne è titolare, e unitario deve essere il dato che ne emerge. Tale unitarietà, tuttavia, riguarda la funzione del documento e non necessariamente il supporto sul quale esso è tenuto, sicché le modalità di tenuta, nel rispetto delle previsioni del decreto ministeriale e nella salvaguardia dell’inalterabilità delle scritture, potranno tenere conto della struttura dell’ente, la cui natura unitaria non preclude affatto l’esistenza di sedi operative secondarie, anche in regioni diverse da quella in cui si trova la sede legale.
Benché in casi del genere sia assai probabile, e in concreto preferibile, il ricorso a sistemi elettronici o telematici, che risolvono il problema a monte consentendo a più sedi di alimentare il medesimo registro, eventuali esigenze che rendano difficoltosa o disagevole l’unicità del supporto cartaceo potranno giustificare la tenuta di una sezione separata del medesimo registro, su un diverso supporto, conservata presso la sede operativa di riferimento e gestita da un amministratore o da un associato espressamente preposto, avente la struttura e i contenuti obbligatori previsti dal decreto ministeriale.
Il Ministero subordina però questa soluzione ad alcune condizioni, che conviene richiamare per intero. L’istituzione del registro tenuto presso la sede secondaria, o comunque a essa riferito, deve essere deliberata dall’organo di amministrazione, che resta nel suo complesso il responsabile della tenuta del registro dei volontari dell’ente. Devono poi essere individuate, formalizzate e adottate modalità di tenuta idonee a evitare la duplicazione delle registrazioni riferite alle medesime persone, poiché una duplicazione renderebbe inattendibile il dato dei volontari computati con riferimento all’ente nel suo complesso. Deve essere individuata espressamente la persona preposta alla compilazione e alla conservazione del registro di sede, e le modalità di tenuta di quest’ultimo devono essere previamente rese note alla società assicuratrice, affinché questa possa erogare il proprio servizio garantendo tutti i soggetti assicurati. La corretta tenuta del registro di sede deve infine formare oggetto di verifiche periodiche da parte dell’organo di amministrazione.
È inoltre opportuno che presso la sede principale sia conservata, unitamente al registro principale, copia del frontespizio di ciascun registro secondario, con annotazione degli estremi di vidimazione, vale a dire dell’autorità che l’ha effettuata e della relativa data, nonché della data a partire dalla quale il registro secondario è divenuto operativo, il tutto da esibire nel corso dei controlli periodici da parte delle amministrazioni o dei soggetti autorizzati di cui all’articolo 93 del Codice. Ne discende un adempimento ulteriore, che è bene non trascurare, poiché gli aggiornamenti da effettuarsi periodicamente sul RUNTS relativamente al numero dei volontari non occasionali dovranno basarsi su una preliminare ricognizione di tutti i registri posti in uso, e non del solo registro tenuto presso la sede legale.
La conclusione cui perviene il Ministero è che, per gli enti aventi una pluralità di sedi operative territorialmente distanti, sarebbe irragionevole e contrario alla loro autonomia non consentire l’istituzione di registri dei volontari relativi alle singole sedi, a condizione che ciò avvenga con modalità tali da garantire l’assolvimento degli obblighi di registrazione e di assicurazione e la certezza delle scritture. Conseguentemente, i registri di sede dovranno essere regolarmente vidimati, restando altrimenti mere scritture interne prive di qualunque rilevanza verso l’esterno e di qualunque valore probatorio, con tutto ciò che ne conseguirebbe in sede di controllo o, peggio, nel momento in cui si tratti di far valere la copertura assicurativa di un volontario infortunato.